ニップンドーナツが経費管理のDX化を推進、作業効率を大幅に改善！

経費管理の新たな形

ニップンドーナツ株式会社は、経費精算業務を効率化するために、クラウド経費管理サービス「Bill One経費」を導入しました。これにより、全社で月間100時間以上の経費精算にかかる作業を削減し、さらなる業務の効率化と付加価値の提供を目指しています。

従来の経費精算フロー

ニップンドーナツでは、各店舗で消耗品や備品を購入する際に、小口現金を利用する方法が取られていました。これに伴い、店舗は事前に本社管理部門へ申請を行い、その後銀行から現金を引き出し、現金を管理する必要があったため、業務の手間がかかっていました。月末には支出に関する領収書をまとめ、本社へ郵送するという手間も存在していました。

本社管理部門では、領収書の照合や確認作業が手作業で行われ、多くの時間を要していたため、業務効率の悪さが課題となっていました。Bill One経費の導入は、こうした従来の煩雑なフローを改善するきっかけとなったのです。

Bill One経費による変革

Bill One経費は、経費精算のオンライン化を促進し、法人カード「Bill Oneビジネスカード」の導入により現金取引を無くします。こうして、店舗での小口現金の使用が不要となるため、銀行での現金引き出しやその管理に費やしていた手間が減少します。

具体的には、各店舗がBill Oneビジネスカードを利用することで、必要な備品を直接購入でき、取引情報はオンライン上で自動的に管理されるため、作業の負担が軽減されます。また、領収書はスマートフォンで撮影後にアップロードするだけで済むため、本社への郵送も不要となります。これにより、月間70時間の工数削減が見込まれています。

本社管理部門への影響

本社管理部門においても、経費精算のオンライン化によって業務効率が大きく改善されます。店舗から提出される領収書の形態が変わり、郵便物の受け取りや開封、領収書の整理・照合作業が不要となります。また、全店舗での小口現金の取り扱いが無くなることで、現金監査や通帳の名義変更といった業務からも解放され、月間で30時間以上の工数が削減できる見込みです。

ニップンドーナツの声

ニップンドーナツの管理部長である喜多元樹氏は、「Bill Oneの導入で作業が大幅に削減され、繁忙期の業務負荷が軽減された」とコメントしています。また、領収書の管理がオンラインに移行したことで、事務的なストレスが低減し、より多くの時間をお客様との接客に充てられるようになると期待されています。

店舗の店主、山田萌夏氏も「Bill Oneビジネスカードでの支払い後、領収書を簡単にアップロードでき、業務がスムーズになった」と語り、業務効率化を実感しています。今後は、時間に余裕を持ちながらより良いサービス提供へとつなげていく意向を示しています。

結論

ニップンドーナツは、Bill One経費を通じて経費管理のDXを推進し、業務効率や生産性を大幅に向上させています。これからも、さらなる効率化とサービス向上を目指し、課題解決に取り組む姿勢を強化していくことでしょう。ニップンドーナツの取り組みは、他の企業にも参考になる事例として、ぜひ注目していきたいところです。