流山市で学童保育を支える新システム「Hokally」導入の意義とは

千葉県流山市で9つの学童クラブを運営しているNPO法人でんでんむしが、2025年6月よりVISH株式会社の学童保育支援システム「Hokally」を導入しました。このシステムの導入により、運営業務の効率化と、複数の施設の状況をリアルタイムで把握することが可能になりました。

学童保育が抱える課題

NPO法人でんでんむしでは、学童保育料金の計算や請求書の発行、保護者との連絡など、多岐にわたる業務をアナログで行っていました。これらの作業は、職員の負担となり、時には丸1日かかることもあったのです。特に、児童数が増加する中での請求書作成やデータ管理は、業務の効率を大きく損なう要因となっていました。

また、保護者からは「アプリで利用申請をしたい」という声が上がっており、利便性の向上が求められていましたが、依然として連絡方法の多くが紙や電話でのやり取りでした。そこで、Hokallyの導入が決定されました。

Hokallyの導入による効果

Hokallyを導入することで、以下の5つの効果が見込まれます。

1. 請求業務の効率化
従来、料金計算には手作業が必要でしたが、打刻データと連携させることで延長料金の計算も自動化され、処理にかかる時間が丸1日から約1時間に短縮されました。

2. リアルタイム管理
簡易な管理機能により、全9拠点の登所人数や状況を本部で確認できるようになりました。これによって、保護者への連絡もアプリを通じて迅速に行え、連絡漏れのリスクも減少しました。

3. 合同イベントの効率化
「ハロウィンフォトコンテスト」をアプリ内で実施し、手間のかかる紙での投票を廃止しました。保護者がアプリで参加できるため、より多くの方に楽しんでもらえるイベントになりました。

4. 出欠管理の簡略化
保護者はアプリから直接利用申請ができるため、職員の手間が大幅に減少しました。QRコードによる入退室管理も行えるようになり、リアルタイムの通知で安心感が増しました。

5. 職員負担の軽減
煩雑な出欠管理名簿が自動で集計・出力できるようになり、職員の残業や業務時間外の負担が大幅に削減されました。

今後の展望

NPO法人でんでんむしは、さらにシステムの活用を進め、手書きの記録をデジタル化していくことを目指しています。理事長の小沼みはる様は、「新しい運用を始める際にVISH株式会社のサポートが大変助かっています」と述べ、今後の期待を寄せています。

これからの学童保育の在り方を変えるHokallyの導入は、他の学校や施設にも影響を与える可能性があります。子どもたちが安心して過ごせる環境を提供し、保護者とのコミュニケーションの質を向上させるこのシステムの登場は、地域全体にとって大きなプラスとなるでしょう。